Certaines personnes naissent avec un don pour l’ordre et l’organisation, mais pour d’autres, s’organiser n’est pas chose aisée. Qu’importe ! Tout s’apprend y compris la gestion de son temps. Et de nos jours, il existe de nombreux outils ainsi que de nombreuses méthodes qui aident à la planification. Par conséquent, être doté de ce don naturel, ou pas, n’empêchera pas un entrepreneur de mener à bien son business, car s’organiser dans son activité est avant tout une méthode de travail.
Pour chaque business, on met en place un planning ! Qu’il soit journalier ou hebdomadaire, l’essentiel est de rendre efficient le temps de travail ; c’est l’un des facteurs de la réussite.
Dans ce planning, on y intègre des routines (par exemple, gestion de sa boite mail à chaque début de journée, traitement de son administratif le lundi matin…). Elles contribuent, non seulement à la gestion d’une organisation, à mieux structurer sa journée, mais aussi à gagner beaucoup de temps. Et le temps, c’est de l’argent !
On liste les tâches.
Toutes ! D’une manière brute dans un premier temps. Les petites tâches comme les grandes missions à réaliser dans la semaine, le mois ou l’année. Le fait de dresser une To-do List permet d’avoir à éviter de se demander si on oublie quelque chose. N’hésitez pas à vous munir en permanence d’un petit carnet pour y noter toutes nouvelles idées quand vous n’êtes pas à votre poste de travail. Quand on gère une entreprise, on doit penser à beaucoup de choses et les idées peuvent survenir à tout moment.
Ensuite, on priorise toutes ces missions. Les plus urgentes, les plus longues… On tente de définir le temps que prendra chaque tâche et on leur attribue un créneau. Par exemple, les plus urgentes seront à intégrer au planning de la semaine. A l’inverse, pour les missions longues, incluant différentes étapes, on borne une date de fin et on pense à faire un rétroplanning. Il permet de visualiser la mission dans son ensemble et de tenir les échéances.
On n’oublie surtout pas de noter (d’une couleur différente par exemple) les rendez-vous personnels. Là encore on définit un créneau « off » dont on tiendra forcément compte à l’élaboration
de son emploi du temps hebdomadaire. La règle d’or étant de centraliser sur un même support l’ensemble des activités.
La procrastination. Quèsaco ?
Lorsque l’on est tenté de reporter une tâche au lendemain, on prend quelques secondes et on se demande pourquoi ? Cette tâche sera tout autant effrayante demain. Si c’est une question de taille, ou de complexité, son contenu n’aura pas changé au lendemain ! Pire, plus on attend et moins on voudra s’y soumettre. Alors, pour contre-attaquer la procrastination, l’idéal est de détailler la grande mission qui fait peur, ou qui décourage, en de nombreuses tâches simples à réaliser, et de ce fait plus abordables.
Réactivité = Efficacité !
Là encore la réactivité dans la prise de décision est un gain de temps appréciable dans une journée de travail de tout entrepreneur. Face à une problématique, il est contre-productif de demander à plusieurs personnes ce qu’elles pensent du problème car les avis seront souvent différents. Et au final, la décision reviendra au dirigeant. Il faut donc se fier à son intuition et être capable de repérer les sources permettant l’accès aux éléments tangibles pour prendre cette décision. Si le dirigeant ne parvient pas à prendre une décision seul, parce qu’il n’est pas expert sur la question, il doit se limiter à un seul contact pour prendre conseil.
Il existe pléthore d’outils d’organisation pour les entrepreneurs et beaucoup ont des versions gratuites largement suffisantes pour la gestion quotidienne de son business.
Voici la liste de ceux que j’utilise dans mon quotidien :
GOOGLE APPS : La suite Google propose un vaste choix d’outils. Tableur, traitement de texte, présentation, sauvegarde, communication.
L’enregistrement des données se fait automatiquement, aucun risque de perdre son travail.⠀
GOOGLE DRIVE / WETRANSFER : Permettent de stocker des documents, de les partager et de les transférer.
GOOGLE MEETS / ZOOM : Pour les rendez-vous en visioconférences. Ils offrent aussi la possibilité d’envoyer des documents et de tchatter en parallèle.
HENRII : C’est un logiciel de facturation en ligne. Pro, sympa, gratuit. Il permet la réalisation de devis, de factures et assure un suivi de ses encaissements.
ATWORK : Vous pouvez désormais suivre facilement vos heures de travail et vos revenus ! L’application de suivi des heures atWork est idéale pour les travailleurs indépendants,
qui travaillent sur une base horaire. L’appli permet d’avoir un relevé d’heures mensuel ou hebdomadaire.
Si vous manquez de temps pour mener à bien votre business, vous pouvez également déléguer certaines tâches.
Mon métier : Vous aider à gagner du temps afin d’optimiser en productivité. Si vous souhaitez en savoir plus ou discuter des possibilités qui s’offrent à vous, n’hésitez pas à m’écrire un petit mot par ici.