Sans parler de phobie, nous sommes nombreux à reconnaitre combien la lourdeur des tâches administratives pèse sur votre quotidien et très vite vous pouvez vous retrouver submergé si le nécessaire n’est fait au fur et à mesure. Pourtant un tri journalier ne prend pas plus de 10 à 15 minutes par jour. Peut être vous faudra t-il porter une action dans un second temps mais, au commencement beaucoup de documents papiers ne demandent qu’à être classés. Et c’est là qu’il est intéressant d’avoir une bonne méthode de classement pour optimiser votre temps et économiser votre énergie.
Dans un premier temps, retenez que les informations qui transitent via un document (en version papier ou informatique) sont souvent importantes, il est donc nécessaire de les conserver un temps ou à vie. De même que la loi prévoit pour une entreprise de conserver certains documents, sur une certaines durées.
==> Retrouvez les récapitulatifs de « combien de temps garder ses papiers » en fonction des types de documents et de la durée de conservation pour les particuliers et les entreprises !
C’est parti, à votre tri !
Une fois ce premier tri fait, vous déciderez d’opter pour l’un ou l’autre des deux systèmes de conservation de vos documents, voir les deux !
Conserver ses documents papiers :
Il existe différentes méthodes de classement de vos documents papiers, en entreprise comme chez un particulier. A vous d’optez pour la façon de faire qui vous convient le mieux, selon votre mobilier.
Le classement à plat ou horizontale. C’est à dire le plus souvent dans des pochettes élastiqués ou non et de couleurs différentes. Les dossiers sont rangés à plat, empilés les uns sur les autres et l’étiquette de la tranche est face au lecteur.
Le classement vertical qui peut se faire de différentes manières ;
- Le classeur est le plus connu. Stocké dans une armoire, une bibliothèque ou encore une étagère. Le thème apparaitra sur la tranche du support et de la même manière vous pouvez intégrer des sous catégories via des intercalaires rangés dans le classeur.
- Le dossier vertical suspendu à visibilité latérale. Stocké dans une armoire, le document se trouve dans une chemise suspendu par des crochets et dont l’étiquette est face à la personne.
- Le dossier vertical suspendu à visibilité supérieure. Même principe de chemise suspendue par des crochets mais l’étiquette est sur la partie supérieure de la chemise et le contenant est un meuble bas à tiroir.
Conserver ses documents en les dématérialisant :
Nombreux sont les fournisseurs ou organismes qui, aujourd’hui, proposent l’envoi des documents par informatique (banques, assurances…). Cette méthode de classement est quant à elle très pratique pour pouvoir stopper le flux de courrier papier.
Avant tout, acheter un petit carnet avec intercalaire alphabétique et y noter chacun de vos n° de client/identifiant + Mot de passe dès lors que vous créer votre compte client.
Si le fournisseur ne vous le demande pas, contactez le pour voir si la fonction dématérialisation du document papier est possible. Une fois la fonction mise en place vous ne recevrez plus rien par la voie postale.
Et si vous souhaitez rassembler vos documents informatiques à un même endroit, vous pourrez décider de télécharger le document et ainsi le ranger dans votre PC avec une méthode de classement informatique par dossier et sous dossier.
Il existe trois principaux modes de classement :
- Le classement alphabétique, c’est à dire dans l’ordre de succession des lettres de l’alphabet. Notez que vous devez définir votre mot directeur ; c’est à dire celui qui servira à votre classement. L’afnor a édité une norme pour déterminer un mot directeur.
- Le classement numérique, c’est à dire dans l’ordre de succession des nombres. Son principe consiste à attribuer un n° d’ordre à chaque dossier les uns à la suite des autres et au fur et à mesure de leur création. Ensuite, c’est à vous de rapprocher le n° d’attribution au nom de l’organisme et de tenir un listing.
- Le classement thématique, c’est à dire par sujet. Il s’agit de regrouper les dossiers par rubriques.
Vous devez ensuite instaurer une routine de 10 à 15 min par jour impérativement. Rien ne vous empêche de le faire dans un environnement détendu et mettant un fond musical…
Mettez à proximité de votre bureau deux bannettes de pré-classement. En effet, à l’ouverture de votre courrier, vous répartirez ainsi les documents de la façon suivante :
A traiter – Les actions devront dans ce cas être faite chaque jour.
A ranger – Votre rangement pourra se faire en une fois en fin de semaine selon le mode de rangement sélectionné.